Hojas, fórmulas y formato en Microsoft Excel para Windows

Un archivo de Microsoft Excel es un libro. La cuadrícula en la que escribes es una hoja dentro de ese libro, y una fórmula es una celda que empieza por un signo igual. Esta guía arma una hoja pequeña en Windows: etiquetas, una SUMA que puedes comprobar a mano, una columna rellena, una tabla desde la pestaña Insertar, un formato de moneda o de fecha, encabezados inmovilizados y un guardado xlsx. La ficha es Microsoft Excel. Softcoria no aloja el instalador.

Excel de escritorio es el programa instalado. Llega con Microsoft 365, que es una suscripción, o con una edición de Office de pago único. Excel para la web es la aplicación del navegador. Son distintas. La app web sirve para ediciones más ligeras. La de escritorio es la completa. Los pasos de abajo son la app de escritorio. Esta página no inventa un catálogo de comandos que el navegador no trae.

El libro, la hoja y la celda

Abre Excel de escritorio desde el menú Inicio y elige un libro en blanco. Obtienes un archivo con una pestaña abajo, normalmente Hoja1. Esa pestaña es una hoja de cálculo. El archivo que será .xlsx es el libro. Haz clic en el signo más junto a las pestañas para añadir otra hoja. Haz doble clic en una pestaña para cambiarle el nombre. Cambiar el nombre de una hoja no cambia el nombre del archivo, y añadir una hoja no crea un segundo libro. Archivo > Guardar escribe todas las hojas del archivo juntas.

Una celda es una dirección. La casilla donde la columna B cruza la fila 4 es B4. Haz clic y el cuadro de nombres muestra esa dirección. Escribe una etiqueta en A1, por ejemplo Artículo, y otra en B1, por ejemplo Importe. Esas dos celdas son encabezados. No son números, y un total posterior no debe tratarlas como importes.

LibroEl archivo. Guardarlo escribe todas las hojas. HojaUna pestaña dentro del archivo, como Hoja1. CeldaUna dirección, como B4. FórmulaUna celda cuyo contenido empieza por =.

Una SUMA que puedes comprobar a mano

Pon dos importes reales bajo el encabezado. En A2 escribe Café y en B2 escribe 3,5 o 3.5, según el separador decimal de Windows. En A3 escribe Té y en B3 escribe 2. En A4 escribe Total. En B4 escribe =SUMA(B2:B3) y pulsa Entrar. Excel debe mostrar 5,5 o 5.5. El resultado en la celda, después de Entrar, no es el texto de la fórmula. Haz clic en B4 y lee la barra de fórmulas encima de la cuadrícula si quieres volver a ver =SUMA(B2:B3).

B2:B3 significa las dos celdas de importe, incluidos los extremos. No incluye el encabezado de la fila 1 ni el total de la fila 4. Ese último detalle importa más adelante. Puedes escribir la fórmula tú. Para el resto de esta guía no hace falta otra pestaña aparte de Inicio, Insertar, Vista y Archivo. El signo igual es lo que convierte la celda en fórmula. Sin él, Excel guarda una etiqueta.

Rellena una columna

El controlador de relleno es el cuadradito de la esquina inferior derecha de la celda seleccionada. Copia o continúa lo seleccionado cuando lo arrastras hacia abajo. Selecciona A2, que dice Café. Arrastra el controlador por A6. Excel copia la etiqueta. Sirve cuando una palabra debe repetirse, y no sirve cuando querías una serie.

Para una serie de importes, dale un patrón. Escribe 1 en una celda libre y 2 en la de debajo. Selecciona las dos y arrastra el controlador hacia abajo. Excel sigue con 3, 4, 5. Un solo número inicial solo se copia. Dos números que avanzan de uno en uno continúan el paso. Úsalo en una columna de cantidades que vas a sumar. No arrastres el controlador sobre B4 si esa celda ya tiene el total, o sobrescribirás la fórmula.

Las fórmulas se rellenan con direcciones relativas. Si C2 contiene =B2*2 y arrastras el controlador hacia abajo, la celda siguiente pasa a =B3*2 y luego a =B4*2. Excel desplaza la fila porque tú bajaste una fila. Es lo que quieres en un cálculo línea a línea. No es lo que quieres si todas las filas debían señalar a una celda fija. En esta guía, el relleno relativo es el comportamiento previsto. Después de rellenar, haz clic en la última celda nueva y lee la barra de fórmulas para ver la dirección desplazada antes de fiarte de la columna.

Convierte el rango en una tabla

Una tabla es un rango que Excel trata como una lista, con encabezados y marcas de filtro. Selecciona A1:B4, con la fila de encabezado y el total, o solo las filas que quieras en la lista si prefieres dejar el total fuera. Elige Insertar > Tabla. Confirma que el rango es el correcto y que La tabla tiene encabezados está marcado, porque la fila 1 es Artículo e Importe, no el primer dato. Excel pone flechas de filtro en el encabezado y da formato de tabla al rango.

Escribe un artículo nuevo en la primera fila vacía bajo la tabla. Una tabla bien hecha se amplía para incluir esa fila. No pintas el formato a mano. Si el total estaba dentro de la tabla y la fila nueva aparece por encima, vuelve a mirar la SUMA. Una tabla es cómoda. No justifica un total que se incluye a sí mismo. Los filtros ocultan filas en pantalla. Sirven para leer la lista, no son un segundo formato de archivo. Quitar el filtro muestra otra vez las filas. Las celdas siguen en el libro de una forma u otra.

Moneda, fechas y encabezados inmovilizados

Selecciona las celdas de importe, incluido el total si debe compartir el formato. En la pestaña Inicio, pon el formato de número en Moneda. El símbolo sigue el formato regional de Windows, así que puede ser un dólar, un euro u otro signo. No escribas el símbolo en la celda a mano si todavía quieres que Excel calcule. Un símbolo escrito puede convertir el valor en texto. El formato pinta el símbolo. La celda conserva un número.

Las fechas son la misma idea. Escribe una fecha en una columna libre y, en la pestaña Inicio, elige un formato de fecha. El orden de día y mes sigue la región de Windows. Un formato de fecha no traduce una frase. Si la celda dice «el martes que viene», darle formato de fecha no inventa un día del calendario. Usa un valor de fecha real y después aplica el formato para que la hoja lo muestre como fecha y no como un número pelado.

Inmovilizar paneles mantiene visibles los encabezados mientras te desplazas. Haz clic en la celda justo debajo de la fila que quieres conservar y justo a la derecha de cualquier columna que quieras conservar. Si solo quieres la fila de encabezado, haz clic en una celda de la fila 2, como A2. Luego elige Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar fila superior. Para bloquear la fila superior y la primera columna, haz clic en B2 y elige Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles. Desplázate hacia abajo. La fila 1 debe quedarse quieta. Elige Movilizar paneles en ese mismo menú Vista si el bloqueo está en el sitio equivocado y tienes que ponerlo otra vez. Inmovilizar no ordena la hoja ni protege las celdas contra cambios.

Guarda el libro como xlsx

Hasta el primer guardado, la cuadrícula solo está en memoria. Elige Archivo > Guardar. Elige una carpeta que recuerdes, como Documentos si el archivo debe quedarse en este PC, o OneDrive si debe vivir en ese almacén. Pon el tipo en Libro de Excel (*.xlsx). Ponle nombre y guarda. La barra de título debe mostrar ese nombre. Cancelar el cuadro no escribe nada. Un xlsx contiene todas las hojas del libro, la tabla, los formatos y las fórmulas. No congela los resultados en texto plano. Abre el archivo otra vez y haz clic en el total. La barra de fórmulas debe seguir mostrando =SUMA(...).

Inicia sesión con la cuenta de Microsoft que tiene Microsoft 365 o la licencia de Office de pago único e instala Excel de escritorio desde esa cuenta. Una ficha no puede entregarte el setup. Antes de ejecutar una instalación que hayas descargado, lee Cómo descargar e instalar software en Windows de forma segura y confirma que la página es de Microsoft. El mínimo de hardware que Microsoft publica para Microsoft 365 de uso doméstico está en la página de requisitos del sistema: Windows 11, un procesador de 1,6 GHz con dos núcleos, 4 GB de RAM o 2 GB si el propio Windows es de 32 bits, 4 GB de disco y una pantalla de 1280×768. Si tu licencia es Office de pago único, lee los requisitos de esa edición antes de dar por idéntica cada cifra. El soporte de Windows 10 terminó el 14 de octubre de 2025. Las actualizaciones de seguridad de Microsoft 365 en Windows 10 siguen hasta el 10 de octubre de 2028 y no añaden funciones nuevas. La lista actual publicada nombra Windows 11.

Cuando la fórmula no se porta bien

La fórmula se ve como texto

Si B4 muestra los caracteres =SUMA(B2:B3) y nunca muestra 5,5, Excel no calculó. La causa habitual es que la celda tenía formato de texto antes de que escribieras. El formato de texto guarda lo que escribes. No evalúa un signo igual. En la pestaña Inicio, pon el formato de esa celda en General. Luego pulsa F2 para editarla y pulsa Entrar, para que Excel vuelva a interpretar la fórmula. Mirar el formato después, sin volver a entrar en la celda, a menudo deja el texto viejo. Mira también el primer carácter. Una fórmula tiene que empezar por =. Un espacio delante o un igual que falta es una etiqueta, incluso en una celda General.

Números almacenados como texto

Una columna puede parecer numérica y aun así sumar de menos. SUMA se salta los valores que son texto. Filas importadas, un apóstrofo delante o celdas con formato de texto antes de escribir los dígitos producen números almacenados como texto. La cuadrícula suele mostrar un triángulo verde y un aviso de que el número está almacenado como texto. Pon esas celdas en General y vuelve a escribir los dígitos, o edita la celda para quitar el apóstrofo y pulsa Entrar. Después, B4 debe subir para incluir los importes que ignoraba. No «arregles» un total bajo escribiendo la respuesta encima de la fórmula. Sustituirías SUMA por una constante y la hoja dejaría de actualizarse.

Un total que se incluye a sí mismo

Si B4 contiene =SUMA(B2:B4), eso es una referencia circular: la fórmula incluye su propia celda, y Excel avisa en lugar de devolver un total normal.

Apunta el rango solo a las celdas de importe, =SUMA(B2:B3) en el ejemplo, y deja el total fuera de ese rango. Luego vuelve a guardar el xlsx para que la fórmula reparada sea la que queda en el disco.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre un libro y una hoja?

El libro es el archivo, normalmente xlsx. Una hoja es una pestaña dentro de ese archivo. Hoja1 es una hoja. Añadir una hoja no crea un segundo archivo. Guardar escribe el libro entero.

¿Por qué mi SUMA aparece como texto y no como total?

La celda tenía formato de texto antes de escribir la fórmula, así que Excel guardó los caracteres y no calculó. Pon el formato en General, pulsa F2 en esa celda y pulsa Entrar para que Excel lea el signo igual como fórmula.

Los números se ven, pero el total es demasiado bajo. ¿Por qué?

Algunos de esos números están almacenados como texto. Excel se salta el texto que solo parece un número, así que SUMA lo ignora. Un triángulo verde y el aviso de número almacenado como texto son las señales habituales. Pon el formato en General y vuelve a escribir el valor.

¿Qué es una referencia circular?

Una referencia circular significa que la fórmula se refiere a su propia celda, de forma directa o a través de otras celdas, y Excel avisa en lugar de devolver un total normal.

¿Excel para la web hace todo lo que hace la app de escritorio?

No. Excel para la web es la app del navegador y sirve para ediciones más ligeras. Excel de escritorio es la app completa. Esta guía no inventa una lista de comandos que falten en la web. Los pasos de aquí son el programa instalado.

¿Dónde instalo Excel de escritorio?

En la cuenta de Microsoft que tiene Microsoft 365 o tu licencia de Office de pago único. Softcoria no aloja el instalador. La ficha solo describe la aplicación.

Guías relacionadas

• Cómo descargar e instalar software en Windows de forma segura — confirma la página de Microsoft y después instala las apps de escritorio.

Software relacionado

• Microsoft Excel — la ficha de Softcoria. El instalador no se aloja aquí.
• Software de oficina para Windows — otras fichas de oficina. No sustituyen la instalación desde la cuenta de Microsoft.