Folhas, fórmulas e formatação no Microsoft Excel no Windows

Um ficheiro do Microsoft Excel é um livro. A grelha em que escreve é uma folha dentro desse livro, e uma fórmula é uma célula que começa por um sinal de igual. Este guia constrói uma folha pequena no Windows: etiquetas, uma SOMA que pode conferir à mão, uma coluna preenchida, uma tabela a partir do separador Inserir, um formato de moeda ou de data, cabeçalhos fixos e uma gravação xlsx. A ficha é Microsoft Excel. A Softcoria não aloja o instalador.

O Excel de secretária é o programa instalado. Vem com o Microsoft 365, que é uma subscrição, ou com uma edição Office de compra única. O Excel para a Web é a aplicação do browser. São diferentes. A aplicação Web serve para edições mais leves. A de secretária é a completa. Os passos abaixo são a aplicação de secretária. Esta página não inventa um catálogo de comandos que o browser deixa de fora.

O livro, a folha e a célula

Abra o Excel de secretária a partir do menu Iniciar e escolha um livro em branco. Obtém um ficheiro com um separador em baixo, normalmente Folha1. Esse separador é uma folha de cálculo. O ficheiro que vai ser .xlsx é o livro. Clique no sinal de mais ao lado dos separadores para acrescentar outra folha. Faça duplo clique num separador para lhe mudar o nome. Mudar o nome de uma folha não muda o nome do ficheiro, e acrescentar uma folha não cria um segundo livro. Ficheiro > Guardar escreve todas as folhas do ficheiro em conjunto.

Uma célula é um endereço. A casa onde a coluna B cruza a linha 4 é B4. Clique nela. A caixa de nome mostra esse endereço. Escreva uma etiqueta em A1, por exemplo Artigo, e outra em B1, por exemplo Montante. Essas duas células são cabeçalhos. Não são números, e um total posterior não deve tratá-las como montantes.

LivroO ficheiro. Guardá-lo escreve todas as folhas. FolhaUm separador dentro do ficheiro, como Folha1. CélulaUm endereço, como B4. FórmulaUma célula cujo conteúdo começa por =.

Uma SOMA que pode conferir à mão

Ponha dois montantes reais por baixo do cabeçalho. Em A2 escreva Café e em B2 escreva 3,5. Em A3 escreva Chá e em B3 escreva 2. Em A4 escreva Total. Em B4 escreva =SOMA(B2:B3) e prima Enter. O Excel deve mostrar 5,5. Depois de Enter, a célula mostra o resultado, não o texto da fórmula. Clique em B4 e leia a barra de fórmulas por cima da grelha se quiser voltar a ver =SOMA(B2:B3).

B2:B3 significa as duas células de montante, incluindo os extremos. Não inclui o cabeçalho da linha 1 nem o total da linha 4. Esse último ponto importa mais à frente. Pode escrever a fórmula você. Para o resto deste guia não precisa de outro separador além de Base, Inserir, Ver e Ficheiro. O sinal de igual é o que torna a célula uma fórmula. Sem ele, o Excel guarda uma etiqueta.

Preencha uma coluna

O indicador de preenchimento é o quadrado pequeno no canto inferior direito da célula selecionada. Copia ou continua o que selecionou quando o arrasta para baixo. Selecione A2, que diz Café. Arraste o indicador através de A6. O Excel copia a etiqueta. Serve quando uma palavra se deve repetir, e não serve quando queria uma série.

Para uma série de montantes, dê um padrão ao Excel. Escreva 1 numa célula livre e 2 na célula de baixo. Selecione as duas e arraste o indicador para baixo. O Excel continua 3, 4, 5. Um único número inicial só se copia. Dois números que avançam de um em um continuam o passo. Use isto numa coluna de quantidades que vai somar. Não arraste o indicador sobre B4 se essa célula já tiver o total, senão substitui a fórmula.

As fórmulas preenchem-se com endereços relativos. Se C2 contém =B2*2 e arrasta o indicador para baixo, a célula seguinte passa a =B3*2 e depois a =B4*2. O Excel desloca a linha porque desceu uma linha. É o que quer num cálculo linha a linha. Não é o que quer se todas as linhas deviam apontar para uma célula fixa. Neste guia, o preenchimento relativo é o comportamento esperado. Depois de preencher, clique na última célula nova e leia a barra de fórmulas para ver o endereço deslocado antes de confiar na coluna.

Transforme o intervalo numa tabela

Uma tabela é um intervalo que o Excel trata como uma lista, com cabeçalhos e marcas de filtro. Selecione A1:B4, incluindo o cabeçalho e o total, ou só as linhas que quer na lista se preferir deixar o total de fora. Escolha Inserir > Tabela. Confirme que o intervalo está certo e que A minha tabela tem cabeçalhos está marcado, porque a linha 1 é Artigo e Montante, não o primeiro registo. O Excel põe setas de filtro no cabeçalho e formata o intervalo como tabela.

Escreva um artigo novo na primeira linha vazia por baixo da tabela. Uma tabela a sério expande-se para incluir essa linha. Não pinta o formato à mão. Se o total estava dentro da tabela e a linha nova aparece por cima, volte a olhar para a SOMA. Uma tabela é cómoda. Não justifica um total que se inclui a si próprio. Os filtros escondem linhas no ecrã. Servem para ler a lista, não são um segundo formato de ficheiro. Limpar um filtro mostra outra vez as linhas. As células ficam no livro de qualquer maneira.

Moeda, datas e cabeçalhos fixos

Selecione as células de montante, incluindo o total se deve partilhar o formato. No separador Base, ponha o formato de número em Moeda. O símbolo segue o formato regional do Windows, por isso pode ser um euro, um dólar ou outro sinal. Não escreva o símbolo à mão na célula se ainda quer que o Excel calcule. Um símbolo escrito pode transformar o valor em texto. O formato pinta o símbolo. A célula guarda um número.

As datas seguem a mesma ideia. Escreva uma data numa coluna livre e, no separador Base, escolha um formato de data. A ordem do dia e do mês segue a região do Windows. Um formato de data não traduz uma frase. Se a célula disser «na próxima terça», o formato não inventa um dia de calendário. Use um valor de data real e depois aplique o formato para a folha o mostrar como data e não como um número nu.

Fixar painéis mantém os cabeçalhos visíveis enquanto se desloca. Clique na célula imediatamente abaixo da linha que quer manter e imediatamente à direita de uma coluna que quer manter. Para só a linha de cabeçalho, clique numa célula da linha 2, como A2. Depois escolha Ver > Fixar painéis > Fixar linha superior. Para bloquear a linha de cima e a primeira coluna, clique em B2 e escolha Ver > Fixar painéis > Fixar painéis. Desloque-se para baixo. A linha 1 deve ficar no lugar. Escolha Desbloquear painéis nesse mesmo menu Ver se o bloqueio estiver no sítio errado e precisar de o pôr outra vez. Fixar não ordena a folha nem protege as células contra edições.

Guarde o livro como xlsx

Até à primeira gravação, a grelha só está em memória. Escolha Ficheiro > Guardar. Escolha uma pasta de que se lembre, como Documentos se o ficheiro deve ficar neste PC, ou OneDrive se deve viver nesse armazenamento. Defina o tipo como Livro do Excel (*.xlsx). Dê um nome ao ficheiro e guarde. A barra de título deve mostrar esse nome. Cancelar a caixa não escreve nada. Um xlsx contém cada folha do livro, a tabela, os formatos e as fórmulas. Não congela os resultados em texto simples. Abra o ficheiro outra vez e clique no total. A barra de fórmulas deve continuar a mostrar =SOMA(...).

Inicie sessão com a conta Microsoft que possui o Microsoft 365 ou a licença Office de compra única e instale o Excel de secretária a partir dessa conta. Uma ficha não lhe pode entregar a configuração. Antes de executar um ficheiro que tenha transferido, leia Como transferir e instalar software no Windows em segurança e confirme que a página é da Microsoft. O mínimo de hardware que a Microsoft publica para o Microsoft 365 de uso doméstico está na página de requisitos do sistema: Windows 11, um processador de 1,6 GHz com dois núcleos, 4 GB de RAM ou 2 GB se o próprio Windows for de 32 bits, 4 GB de disco e um ecrã de 1280×768. Se a licença for uma edição Office de compra única, leia os requisitos dessa edição antes de tratar cada número como idêntico. O suporte do Windows 10 terminou a 14 de outubro de 2025. As atualizações de segurança do Microsoft 365 no Windows 10 continuam até 10 de outubro de 2028 e não acrescentam funcionalidades novas. A lista atual publicada nomeia o Windows 11.

Quando a fórmula se porta mal

A fórmula aparece como texto

Se B4 mostra os carateres =SOMA(B2:B3) e nunca mostra 5,5, o Excel não calculou. A causa habitual é a célula ter estado formatada como Texto antes de escrever. O formato de texto guarda o que escreve. Não avalia um sinal de igual. No separador Base, ponha o formato dessa célula em Geral. Depois prima F2 para a editar e prima Enter, para o Excel voltar a ler a fórmula. Olhar para o formato depois, sem voltar a entrar na célula, deixa muitas vezes o texto antigo. Veja também o primeiro caráter. Uma fórmula tem de começar por =. Um espaço à frente ou um igual em falta é uma etiqueta, mesmo numa célula Geral.

Números armazenados como texto

Uma coluna pode parecer numérica e mesmo assim somar a menos. A SOMA ignora valores que são texto. Linhas importadas, um apóstrofo à frente ou células formatadas como Texto antes de escrever os algarismos produzem números armazenados como texto. A grelha mostra muitas vezes um triângulo verde e o aviso de que o número está armazenado como texto. Ponha essas células em Geral e volte a escrever os algarismos, ou edite a célula para tirar o apóstrofo e prima Enter. Depois, B4 deve subir para incluir os montantes que ignorava. Não «corrija» um total baixo escrevendo a resposta por cima da fórmula. Substituiria a SOMA por uma constante e a folha deixaria de se atualizar.

Um total que se inclui a si próprio

Se B4 contém =SOMA(B2:B4), isso é uma referência circular: a fórmula inclui a sua própria célula, e o Excel avisa em vez de devolver um total normal.

Aponte o intervalo só às células de montante, =SOMA(B2:B3) no exemplo, e deixe o total fora desse intervalo. Volte a guardar o xlsx para a fórmula corrigida ser a que fica no disco.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um livro e uma folha?

O livro é o ficheiro, normalmente xlsx. Uma folha é um separador dentro desse ficheiro. Folha1 é uma folha. Acrescentar uma folha não cria um segundo ficheiro. Guardar escreve o livro inteiro.

Porque é que a minha SOMA aparece como texto em vez de um total?

A célula estava formatada como Texto antes de escrever a fórmula, por isso o Excel guardou os carateres e não calculou. Ponha o formato em Geral, prima F2 nessa célula e prima Enter para o Excel ler o sinal de igual como fórmula.

Os números veem-se, mas o total é baixo demais. Porquê?

Alguns desses números estão armazenados como texto. O Excel ignora texto que só parece um número, por isso a SOMA deixa-o de fora. Um triângulo verde e o aviso de número armazenado como texto são os sinais habituais. Ponha o formato em Geral e volte a escrever o valor.

O que é uma referência circular?

Uma referência circular significa que a fórmula se refere à sua própria célula, diretamente ou através de outras células, e o Excel avisa em vez de devolver um total normal.

O Excel para a Web faz tudo o que a aplicação de secretária faz?

Não. O Excel para a Web é a aplicação do browser e serve para edições mais leves. O Excel de secretária é a aplicação completa. Este guia não inventa uma lista de comandos em falta na Web. Os passos daqui são o programa instalado.

Onde instalo o Excel de secretária?

Na conta Microsoft que possui o Microsoft 365 ou a licença Office de compra única. A Softcoria não aloja o instalador. A ficha só descreve a aplicação.

Guias relacionados

• Como transferir e instalar software no Windows em segurança — confirme a página da Microsoft e só depois instale as aplicações de secretária.

Software relacionado

• Microsoft Excel — a página Softcoria. O instalador não está alojado aqui.
• Software de escritório para Windows — outras fichas de escritório. Não substituem a instalação a partir da conta Microsoft.